Что нас ждет с электронными трудовыми книжками?

01 сентября 2019

Татьяна Гежа,

Правительство одобрило идею перевода трудовых книжек в электронный формат, и многострадальные законопроекты, которые редактировались несколько раз, наконец-то были внесены в Государственную Думу РФ:

• Проект Федерального закона № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)» (ред., внесенная в ГД ФС РФ, текст по состоянию на 08.07.2019);
• Проект Федерального закона № 748758-7 «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений» (ред., внесенная в ГД ФС РФ, текст по состоянию на 08.07.2019).
• Данный пакет законопроектов подготовлен в целях реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации».

Итак, что предлагают данные законопроекты?

Законопроект о внесении изменений в ТК РФ

Законопроект предлагает внести в ТК РФ новую статью 66.1, согласно которой сведения о трудовой деятельности, которые будут предоставлять работодатели в информационную систему ПФР, являются основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (сведения о работнике, выполняемая им работа, переводы на другую постоянную работу, увольнение работника и основание прекращения трудового договора).

Законопроект предлагает работникам определиться, в каком виде они хотят продолжения ведения своих трудовых книжек.

С 01.01.2021, если законопроект будет принят, работодатель будет вести на бумажном носителе трудовые книжки только тех работников, которые подадут письменное заявление с просьбой о продолжении ведения их трудовых книжек в бумажном виде до конца 2020 года.

Тем же работникам, которые не подали такого письменного заявления, трудовые книжки будут выданы на руки, а работодатель с этого момента будет освобожден от ответственности за их хранение, и в дальнейшем сведения о трудовой деятельности этих работников будут вестись только в электронном виде.

Главное отличие электронной трудовой книжки от бумажной — сведения о трудовой деятельности сотрудника будут храниться в электронном виде у работодателя и в ПФР.

Сохранится практически вся информация, которую сейчас вносят в трудовую книжку. Не будет только записей об образовании сотрудника и его поощрениях. А работникам, которые устраиваются на работу впервые, ведение сведений об их трудовой деятельности будет осуществляться в электронном виде, бумажная трудовая книжка им оформляться уже не будет. Законопроектом предлагается установить несколько вариантов получения работником сведений о его трудовой деятельности. Эти сведения работник, по своему желанию, может получить в бумажной или электронной форме. Работник может получить сведения о своей трудовой деятельности:

• в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг;
• в самом ПФР;
• воспользовавшись Единым порталом государственных и муниципальных услуг.

Также предлагается внести изменения в ст. 234 ТК РФ.

Если работодатель при увольнении работника задержал выдачу работнику сведений о его трудовой деятельности либо внес неправильную или не соответствующую законодательству формулировку причины увольнения работника, работодатель должен будет возместить работнику не полученный им заработок.

Еще планируется ввести поправки в ст. 392 и ст. 394 ТК РФ. Данные сведения о своей трудовой деятельности работник будет иметь право предъявить в суде при обращении за разрешением индивидуально- го трудового спора, в качестве доказательной базы.

Если все же законопроект будет принят, работодателям, для того, чтобы полноценно перейти на ведение трудовых книжек в электронном форма- те, в течение 2020 года придется про- вести ряд необходимых подготовительных мероприятий, таких как:

• (при необходимости) принять или изменить локальные нормативные акты;
• обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в ин- формационную систему ПФР;
• уведомить работников в письменной форме об указанных изменениях трудового законодательства.

По мнению разработчиков, принятие законопроекта повысит уровень сохранности сведений о трудовой деятельности работников, упростит процедуру приема на работу для работников, а также снизит издержки работников и работодателей. Законопроект о внесении изменений в закон об индивидуальном персонифицированном учете Законопроект предлагает с 01.01.2020 ввести в отношении работодателя (страхователя) обязанность представлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц, о которых шел разговор в законопроекте о внесении изменений в ТК РФ.

Для этих целей индивидуальный лицевой счет физического лица в ПФР должен быть дополнен разделом «Сведения о трудовой деятельности».

Данный раздел предположительно должен будет содержать сведения о месте работы, о выполняемой работе и ее периодах (сведения о приеме на работу, наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием (при наличии) квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации), сведения о переводах на другую работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора.

Также, по мнению разработчиков, в данном разделе должны быть указаны данные документов, являющихся основаниями для оформления указанных трудовых отношений.

Работодатели должны будут предоставлять в ПФР данные сведения о трудовой деятельности начиная с 01.01.2020, ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем.

А начиная с 01.01.2021 данные сведения, в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться работодателем не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

В случае если численность работающих застрахованных лиц у работодателя за предшествующий отчетный период — месяц составляет 25 и более лиц, работодатель представляет сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Если же численность работающих застрахованных лиц за предшествующий отчетный период — месяц составляет менее 25 лиц, работодатель имеет право предоставить данные сведения в бумажной форме.

Формировать сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц работодатели будут либо с использованием своих программно-технических средств, либо с использованием электронного сервиса, предоставляемого для этих целей ПФР на безвозмездной основе.

Так как сведения о трудовой деятельности работников являются составной частью индивидуального лицевого счета застрахованного лица, они будут храниться в соответствии с Федеральным законом «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» в течение всей жизни застрахованного лица.

Законопроектом предусматривается, что за: непредставление в установленный срок; за представление не полных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности работодатель (его должностное лицо) несет административную ответственность за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. При этом ПФР будут даны полномочия по передаче информации о данных правонарушениях в Роструд в электронной форме посредством использования единой системы межведомственного электронного взаимодействия.

Законопроект о внесении изменений в Кодекс об административных правонарушениях

Законопроектом предусматривается дополнить ст. 5.27 КоАП РФ частью 1.1, в соответствии с которой должностные лица работодателя, за неоднократное нарушение сроков представления указанных сведений либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений будут привлекаться к административной ответственности в виде предупреждения.

При этом под неоднократным нарушением сроков представления указанных сведений либо представлением неполных и (или) недостоверных сведений понимается совершение работодателем указанных действий два и более раза в течение года.

Одновременно законопроект предлагает внести изменение в ч. 1 ст. 23.12 КоАП РФ, в части установления полномочий федерального органа исполнительной власти, осуществляющего федеральный государственный надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, по рассмотрению дел и составлению протоколов в отношении указанных правонарушений.

Удастся ли быстро перейти на «электронные» трудовые книжки?

Все ли так однозначно?

В советские годы трудовая книжка была важнейшим документом, выполнявшим сразу несколько функций, таких как:

• учет трудового стажа, который велся от первой записи поступления на работу;
• учет трудовой деятельности, дававшей право на досрочную или повышенную пенсию (например, работа в районах Крайнего Севера);
• учет непрерывного стажа для определения размера пособий по временной нетрудоспособности;
• записи о присвоении квалификации, позволявшей человеку занимать ту или иную должность;
• фиксация информации о трудовых нарушениях.

По мнению многих специалистов, теперь уже трудовая книжка не выполняет таких серьезных функций.

Важнейшим документом, как для работодателя, так и для работника сегодня является заключенный трудовой договор, с указанным в нем функционалом и размером заработной платы.

И ведение трудовых книжек в электронной форме, по мнению тех же специалистов, назревало уже давно.

Это быстро, удобно, и, главное, не будет проблем в сохранении трудового стажа работника.

Ведь сейчас в случае потери бумажной трудовой книжки восстановить трудовой стаж работника достаточно хлопотно и трудно. Приходится обращаться к тем предприятиям, где ранее работал человек, чтобы получить справки о подтверждении трудового стажа на данном предприятии.

А если предприятие уже закрылось?

Очень много работников, особенно в 90-е годы, когда предприятия появлялись и исчезали, как грибы, когда за работника не платились страховые взносы, не заключались, как положено, трудовые договоры, потом не могли подтвердить никаким образом свой стаж работы на этом предприятии.

И тем не менее многие работники постарше по-прежнему считают бумажную трудовую книжку единственно надежным инструментом, который может уберечь информацию о трудовом стаже работника от потерь. И в легкий и быстрый переход на «цифру» не верят.

Хотя первые шаги по переходу в «цифру» ПФР начал еще в конце 90-х годов, с того момента, как была внедрена внутренняя система персонального учета.

А с 2002 года ПФР вообще поставил задачу работодателям перевести в электронный формат сведения о трудовой деятельности работников по их трудовым книжкам и подать их в ПФР в электронной форме. Далее сведения о трудовой деятельности работников подавались работодателями раз в год. А сейчас эта отчетность подается в ПФР 1 раз в месяц.

По мнению ПФР, на данный момент за счет оцифровки 100% сведений о трудовой деятельности (прежде всего о страховом стаже) граждан пенсии уже могут назначаться без участия человека. Например, за прошлый год дистанционно выплаты назначили по 1,3 млн онлайн-заявлений.

В отношении электронных трудовых книжек высказываются разные мнения. 

С одной стороны, система взаимоотношений работник — работодатель становится более прозрачной и систематизированной.

С другой стороны, ведение кадрового документооборота в электронном виде пока удобно лишь для взаимоотношений с удаленными специалистами. И все же надо понимать, что многие работодатели и работники пока попросту не готовы ни морально, ни физически к переходу на использование цифровых данных.

Прежде всего, потому что в стране много удаленных, труднодоступных, промышленных или аграрных регионов, где уровень компьютеризации просто не позволит осуществить быстрый переход на «цифровые» рельсы.

Также немаловажным в этом случае остается вопрос защиты персональных данных и получение работодателями электронных цифровых подписей.

Если все же законопроекты примут, главная задача будет заключаться в том, чтобы все работодатели делали своевременные записи в определенных электронных реестрах для того, чтобы данные о стаже работников своевременно поступали в ПФР.

При этом есть мнение, что гражданам не следует отказываться пока и от бумажных трудовых книжек, а кроме того, стоит дублировать в них все записи по месту работы, и различные благодарности и поощрения.

Так как для окончательного закрепления электронной формы ведения трудовых книжек ПФР понадобится немало времени, наверное, лучше иметь запасной вариант.

Кому может быть выгодно введение электронных трудовых книжек?

По мнению многих специалистов, введение электронных трудовых книжек может пойти на пользу всем сторонам трудовых отношений.

1. Работодателю. Сейчас трудовые книжки хранятся в сейфе у работодателя. Кадровики вручную заполняют их. Есть риск сделать ошибку, которая порой может повлечь за собой оформление дубликата трудовой книжки. А также сводится к минимуму возможность использования работниками липовых трудовых книжек и фиктивных записей о месте и стаже работы.
2. Работнику. Сейчас на собеседовании работник не может предъявить потенциальному работодателю трудовую книжку, так как она хранится у работодателя. А в будущем потенциальный работодатель сам может войти в программу и посмотреть все данные на работника. Также возможность получения и проверки сведений о своей трудовой деятельности защитит работников от недобросовестных работодателей, пытающихся не оформлять трудовой договор.

И все же, при всех, казалось бы, положительных моментах введения электронных трудовых книжек не стоит торопить события и разом отказываться от бумажных трудовых книжек.

Еще неизвестно, в каком виде дума примет данные законопроекты, и пока многие россияне и работодатели еще не готовы к такому переходу.